Einleitung

Im Buchhaltungsmodul können, bei von smallinvoice akkreditierten Treuhändern, Offerten für Abschlüsse (MwSt- oder Jahres-Abschlüsse) angefordert werden. Wird eine Offert-Anfrage erstellt, wird diese automatisch an alle angeschlossenen Treuhänder übermittelt. Die Treuhänder können nun eine Offerte einreichen, welche anschliessend akzeptiert oder abgelehnt werden kann. Das Akzeptieren der Offerte resultiert in einem Auftrag an die Treuhandfirma, den Abschluss zu den offerierten Konditionen auszuführen.

Offert-Anfrage erstellen

1. Ins Buchhaltungsmodul wechseln und auf dem Dashboard beim gewünschten Abschluss auf Anfrage Starten klicken:

2. Als nächstes muss das Anfrageformular ausgefüllt werden:

Es sollte die Kontakt Person angegeben werden, welche allfällige Rückfragen des Treuhänders am besten beantworten kann; Deshalb unbedingt auch eine Telefonnummer angeben!

3. Nach Klicke auf Speichern wird der folgende Dialog angezeigt, welcher bestätigt werden muss:

Die darauf aufgeführten Angaben zu Einnahmen und Ausgaben werden dabei automatisch aus dem smallinvoice Konto entnommen.

Wichtig: ES WERDEN IN DIESEM PROZESS KEINE ANDEREN DATEN AUS SMALLINVOICE ÜBERMITTELT!

Diese Angaben werden benötigt, damit der Treuhänder den Aufwand für die Erstellung vom Abschluss einschätzen und so eine passende Offerte erstellen kann.

Offert-Anfragen verwalten

Alle pendenten Offert-Anfragen werden im Buchhaltungsmodul unter Abschlüsse angezeigt. Mittels Klick auf einen Eintrag, kann die entsprechende Anfrage verwaltet werden:

Hierbei wird folgende Anzeige geöffnet:

Mittels Klick auf Verfügbare Offerten können die eingegangene Offerten angezeigt werden. Alternativ kann mittels Klick auf Anfrage zurückziehen auch die entsprechende Offert-Anfrage wieder storniert werden.

Achtung: SOBALD EINE OFFERTE AKZEPTIERT WURDE, KANN DIESE NICHT MEHR ZURÜCKGEZOGEN WERDEN!

Verfügbare Offerten anschauen und akzeptieren

Geht eine Offerte für die Anfrage ein, wird automatisch eine Benachrichtigung per Email zugestellt. Die Offerte ist nun im Buchhaltungsmoul unter Abschlüsse sichtbar, sobald man auf die entsprechende Offert-Anfrage klickt und sich anschliessend mittels Klick auf Verfügbare Offerte die Offert-Übersicht anzeigen lässt:

Durch Klicken auf einen Eintrag in der Liste, werden die Details der Offerte angezeigt. Über Offerte akzeptieren kann auch direkt der Auswahldialog zur Akzeptanz der passenden Offerte gestartet werden.

Im der Detailansicht einer Offerte werden weitere Angaben zur Offerte angezeigt. Zudem lässt sich hier ebenfalls über Offerte akzeptieren Auswahldialog zur Akzeptanz der passenden Offerte starten. Ist die Offerte nicht attraktiv, so kann diese einfach ignoriert werden. Eine explizite Funktion zur Ablehnung einer Offerte ist nicht verfügbar.