smallinvoice support

L’intégration Pingen est idéale pour envoyer des documents (factures, offres, etc.) depuis smallinvoice par eBill, par courrier postal ou par votre serveur de messagerie (SMTP). En savoir plus sur Pingen.

Configurer l'intégration Pingen

Il faut tout d'abord créer un compte gratuit sur www.pingen.ch :

Important : Veuillez impérativement sélectionner la Suisse comme pays destinataire par défaut afin que eBill soit disponible :

Une fois le compte ou l'organisation créé chez Pingen, il est possible de le connecter à smallinvoice sous le module Accueil via Configuration -> Intégrations -> Pingen :

Pour que smallinvioce puisse envoyer des documents via Pingen, il faut, à l'étape suivante, confirmer les autorisations :

De retour dans smallinvoice, il faut ensuite sélectionner une des organisations existantes à Pingen par laquelle smallinvoice doit envoyer les documents :

Dans Pingen, il est possible de créer autant d'organisations que souhaité. Ces organisations servent à séparer l'accès et la facturation des prestations correspondantes.

Dès que vous cliquez sur Enregistrer, l'envoi via Pingen est automatiquement disponible dans smallinvoice.

Envoyer un document par courrier

Une fois l'intégration Pingen connectée à smallinvoice, vous pouvez envoyer des documents par courrier directement depuis smallinvoice. Pour ce faire, cliquez sur Expédition dans la vue détaillée d'un document, puis sélectionnez Poste :

La fenêtre d'envoi s'ouvre, dans laquelle vous pouvez sélectionner le mode d'envoi et d'impression souhaité et faire envoyer le document par la poste :

Des informations détaillées sur le traitement de la lettre peuvent ensuite être consultées directement via l'application web de Pingen.

Configurer eBill

Avant de pouvoir envoyer des factures via eBill, vous devez configurer eBill dans Pingen. Pour le faire, connectez-vous à Pingen, accédez aux paramètres eBill via Organisation > Administration, puis cliquez sur Connecter compte eBill :

Si un nouveau compte eBill est créé, il faut d’abord rechercher la société à l’aide du champ de saisie. Du côté d’eBill, les informations suivantes sont également requises : le logo de la société, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, le(s) secteur(s) d’activité ainsi que les IBAN des comptes bancaires :

Important : eBill est uniquement disponible pour les factures en CHF ou en EUR. Dans Pingen, veuillez saisir les IBAN de tous les comptes bancaires utilisés pour recevoir les paiements via eBill.

Une fois le compte eBill demandé, vous recevez un code de confirmation par courrier. Après l'avoir saisie dans Pingen, l’envoi via eBill est disponible dans smallinvoice automatiquement.

Envoyer des factures via eBill

Pour envoyer des factures via eBill, les destinataires doivent au préalable activer votre société pour eBill. La liste des destinataires ayant déjà effectué cette activation est disponible dans Pingen, sous Organisation Administration → Paramètres eBill :

Dans smallinvoice, saisissez ensuite l’eBillAccountID pour le contact concerné dans le module Contacts, sous Administration.

Une fois configurée, vous pouvez envoyer des factures depuis smallinvoice via eBill au contact concerné. Dans la vue détaillée du document, cliquez sur Expédition puis sélectionnez eBill :

Ensuite, la fenêtre d’envoi s’ouvre, où vous pouvez confirmer l’envoi via eBill :

Des informations détaillées sur le traitement de l'eBill peuvent ensuite être consultées directement via l'application web de Pingen.

Configurer votre propre serveur de messagerie (SMTP)

Via l’intégration Pingen, il est également possible d’envoyer des documents depuis smallinvoice directement via votre propre serveur de messagerie (SMTP). Ainsi, les e-mails ne sont plus envoyés depuis no-reply@smallinvoice.ch, mais directement via votre serveur SMTP (ou celui de Google ou Office 365), en utilisant votre propre adresse e-mail, par exemple : jean.dupont@example-sa.ch
 

Pour configurer votre serveur de messagerie (SMTP), les informations suivantes sont nécessaires :

Serveur SMTP : (par ex. smtp.office365.com ou smtp.gmail.com)
Port TCP : (généralement 587)
Chiffrement : TLS 1.2 ou TLS 1.3
Nom d’utilisateur / adresse e-mail et mot de passe : (ou mot de passe d’application en cas d’utilisation de Google ou Office 365)

Important : pour le moment, la configuration du serveur de messagerie (SMTP) doit encore être effectuée directement par Pingen. Si cette fonctionnalité vous intéresse, veuillez envoyer un e-mail avec la mention « SMTP personnalisé » à support@pingen.com. L’équipe Pingen se chargera ensuite directement de la configuration.

Utiliser Google comme serveur SMTP

Pour envoyer des e-mails via le serveur SMTP de Google (smtp.gmail.com), vous devez créer un mot de passe d’application dans votre compte Google.

Vous trouverez des plus amples informations sur la manière de créer un mot de passe d'application sous le lien suivant:

https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=fr

Utiliser Office 365 comme serveur SMTP

Si l’envoi doit se faire via le serveur SMTP d’Office 365 (smtp.office365.com), il peut être nécessaire, selon vos paramètres de sécurité, de créer un mot de passe d’application.

Pour cela, l’authentification SMTP (SMTP AUTH) doit d’abord être activée dans Exchange Online. Vous trouverez des informations détaillées sous le lien :
https://learn.microsoft.com/fr-ch/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

Une fois SMTP AUTH activé, un mot de passe d’application peut être créé comme suit :
https://support.microsoft.com/fr-fr/account-billing/créer-des-mots-de-passe-d-application-pour-votre-compte-professionnel-ou-scolaire-d8bc744a-ce3f-4d4d-89c9-eb38ab9d4137

Envoyer via votre propre serveur de messagerie (SMTP)

Une fois votre serveur de messagerie (SMTP) configuré dans Pingen, vous pouvez envoyer des documents depuis smallinvoice directement via votre propre serveur.

Pour ce faire, dans la vue détaillée du document, cliquez sur Expédition, puis sélectionnez E-mail :

Dans la fenêtre d’envoi, assurez-vous ensuite que l’option Via l’intégration Pingen est sélectionnée sous Expéditeur (seule cette option permet d’envoyer les e-mails via votre propre serveur). Cliquez ensuite sur Envoyer par e-mail :

Des informations complémentaires sur le traitement des e-mails sont disponibles dans la WebApp de Pingen ou dans l’interface d’administration de votre serveur.