smallinvoice support

Si aucun propre serveur SMTP n'est utilisé, les e-mails de smallinvoice sont envoyés via le système de messagerie de smallinvoice, par exemple pour l'envoi de factures ou d'offres. Bien que celui-ci soit configuré selon les meilleures pratiques en matière d'e-mail, il peut arriver que des e-mails atterrissent dans le dossier "spam" de certains destinataires ou soient directement rejetés par le serveur de messagerie du destinataire.

La classification en tant que "spam" est gérée par le serveur d'e-mail, et le client de messagerie, tel qu'Outlook, du destinataire et peut avoir une multitude de causes sur lesquelles smallinvoice n'a aucune influence. Par exemple, le contenu des e-mails (textes, liens, images) a une grande influence sur la classification comme spam. Nous recommandons donc de faire attention aux points suivants lors de la rédaction d'un e-mail :

Textes sensés et naturels

Il est important d'utiliser des textes aussi naturels et pertinents que possible. Pour cela, il est par exemple recommandé d'énumérer les informations les plus importantes d'une facture directement dans l'e-mail.

2-3 liens maximum

Lors de la classification des spams, les systèmes de messagerie tiennent souvent compte du rapport entre le contenu du texte et le nombre de liens. Nous recommandons donc de limiter le nombre de liens dans les e-mails à 2-3. Il est donc préférable, en particulier dans la signature, de limiter les liens à l'adresse e-mail et à l'URL et de ne pas ajouter de liens vers Twitter, Instagram, LinkedIn ou même des actions de marketing dans la signature.

Test Envoi d'e-mails

Nous vous recommandons de vous envoyer quelques e-mails de test afin de vérifier si les e-mails sont distribués comme vous le souhaitez. Si, malgré tout, certains e-mails atterrissent dans le dossier spam ou ne sont pas distribués, nous recommandons aux destinataires de placer l'adresse e-mail no-reply@smallinvoice.com sur la WhiteList de leur système de messagerie.

Bon exemple d'e-mail de facturation :

Exemple délicat d'e-mail de facturation :

Utiliser des modèles de textes :

Pour l'envoi d'e-mails via smallinvoice, nous recommandons d'utiliser des modèles de texte pour les e-mails. Vous pouvez les créer directement dans le module Débiteurs via Configuration -> Textes et modèles -> E-mail en cliquant sur Nouveau :

Les modèles de texte peuvent être créés pour différents éléments de l'e-mail (objet, texte ou signature) ainsi que pour différentes langues ou statuts.

Il est également possible d'utiliser directement des variables de différents champs (comme le montant de la facture ou la date d'échéance).

Lors de l'envoi par e-mail, ces modèles de texte sont ensuite directement disponibles. Ainsi, les factures peuvent être envoyées via smallinvoice avec un minimum d'effort et des textes pertinents.

Exemple de modèle de texte :

Utilisation Objet :

Nº de facture: {INVOICENO}

Utilisation Texte :

Chère Madame, cher Monsieur

Nous vous remercions de votre commande. C'est avec plaisir que nous facturons nos prestations comme suit :

Date : {DATE}
Montant : {INVOICEAMOUNT}
Payable jusqu'au : {DATEDUE}

En annexe, vous trouverez la facture PDF avec le décompte détaillé et les instructions de paiement.

Utilisation Signature :

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter sur support@entreprise-example.ch

Avec meilleures salutations

Example Enterprise Sàrl
www.example-enterprise.ch