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Buchhaltungsexport für "Sage50" oder "Banana" erstellen

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Wird die Buchhaltung in «Sage50» beziehungsweise «Banana»  erstellt, so lassen sich spezifische Import Dateien für diese Programme erstellen.

Bevor ein Buchhaltungsexport durchgeführt werden kann, muss einmalig eine Konfiguration vorgenommen werden:

mceclip0.png

Es können Beispielwerte übernommen werden (1.) welche unter 2. geändert werden oder ohne Beispielwerte direkt gesetzt können.

Tipp: Die korrekten Angaben für die Konfiguration sind davon abhängig, wie die Buchhaltung genau konfiguriert ist. Daher empfehlen wir, die Person bzw. den Treuhänder welcher die Buchhaltung führt zu kontaktieren, um die passenden Werte zu erhalten bzw. die Beispielwerte überprüfen zu lassen.

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, lässt sich der gewünschte Export jeweils direkt vom Dashboard aus starten:

mceclip1.png

Als erstes muss hierbei jeweils die Periode definiert werden, welche im Export enthalten sein soll:

mceclip2.png

Bei der Erstellung der «Sage50» beziehungsweise «Banana»  Import Dateien prüft smallinvoice, ob alle für diesen Export benötigten Daten vorhanden sind und fordert den Benutzer auf, fehlende Daten zu ergänzen:

mceclip3.png

In diesem Menu wird jeweils angezeigt, wo noch Daten fehlen. Durch Klick auf "Datenbereinigung", gelangt man automatisch zu "Daten"-> "Bereinigen" wo die fehlenden Daten ergänzt werden müssen:

mceclip4.png

Werden Rechnungspositionen gefunden, die nicht einer Kategorie und einem damit verbundenen Buchhaltungskonto zugewiesen sind, müssen diese einem Katalogeintrag zugewiesen werden. Existiert noch kein passender Katalogeintrag, so kann über "Artikel erfassen" auch direkt ein neuer Katalogeintrag erstellt und mit einer Kategorie verknüpft werden:

mceclip5.pngDies muss sowohl für Rechnungspositionen vom Typ «Produkt» wie auch vom Typ «Dienstleistung»  gemacht werden:

mceclip7.png

Auch Katalogeinträge welche keiner Kategorie zugehören, müssen einer Kategorie zugewiesen werden:

mceclip8.png

Abschliessend muss sichergestellt werden, dass sämtliche Katalog und Kreditor-Kategorien einem Buchhaltungskonto zugewiesen sind:

mceclip9.png

Wichtig: Damit der Export erstellt werden kann, müssen sämtliche Einträge in diesen 4 Laschen abgearbeitet sein:mceclip11.png

"Abgearbeitet" bedeutet, dass jeweils keine Einträge mehr angezeigt werden ("Keine Einträge gefunden") Ist dies der Fall, kann der Export erneut gestartet werden:

mceclip12.png

Sobald der Export erfolgreich gestartet wurde, wird man in die Übersicht der Exporte geleitet, wo der Export nun in der Warteschlaufe steht und automatisch verarbeitet wird. Nach Abschluss vom Export wird man via Email informiert und kann den Export via dem Menu auf der linken Seite herunterladen:

mceclip13.png

Wichtig: Wir empfehlen bereits bei der Erstellung von Rechnungen darauf zu achten, dass nur Positionen aus dem Katalog verwendet werden und verwendete Katalogeinträge einer Kategorie zugewiesen sind; so wird beim Buchhaltungs-Export viel Zeit gespart.

 

 

 

 

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