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Buchhaltungs Modul

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Einleitung

Anhand des Buchhaltungsmoduls können bei an smallinvoice angeschlossenen Treuhändern Offerten für Abschlüsse (aktuell Jahresabschlüsse und MwSt. Abschlüsse) eigeholt werden. Wird eine Offertanfrage erstellt, wird diese automatisch an alle angeschlossenen Treuhänder übermittelt. Dies können eine Offerte einreichen, die akzeptiert oder abgelehnt werden kann. Das Akzeptieren der Offerte resultiert in einem Auftrag an die Treuhandfirma, den Abschluss zu den offerierten Konditionen auszuführen.

Offertanfrage erstellen

1. Unter Buchhaltung -> Anfragen -> Neu das Formular starten

2. Formular ausfüllen

Es sollte die Kontakt Person angegeben werden, welche bei Rückfragen des Buchhalters zur Verfügung steht; deshalb unbedingt auch eine Telefonnummer angeben!

3. Nach Klicke auf "Speichern" wird der folgende Dialog angezeigt, welcher bestätigt werden muss:

Die darauf aufgeführten Angaben zu Einnahmen und Ausgaben werden dabei automatisch aus dem smallinvoice Konto genommen. ES WERDEN IN DIESEM PROZESS KEINE ANDEREN DATEN AUS SMALLINVOICE ÜBERMITTELT! Diese Angaben werden übermittelt, damit sich der Buchhalter einen ersten Anhaltspunkt im Bezug auf den Aufwand erhält.

Offertanfragen verwalten

Alle pendenten Offertanfragen werden in der Übersicht angezeigt. Durch Klick auf die Reihe kann die Offertanfrage verwaltet werden:

Es erscheint folgende Anzeige:

Die eingereichte Offertanfrage wird angezeigt; ebenso können eingegangene Offerten angezeigt werden (Button: Verfügbare Offerten) oder die Anfrage zurückgezogen werden (Button: Anfrage zurückziehen). ACHTUNG: WURDE EINE OFFERTE AKZEPTIERT, KANN SIE NICHT MEHR ZURÜCKGEZOGEN WERDEN!

Verfügbare Offerten anschauen und akzeptieren

Geht eine Offerte für die Anfrage ein, wird eine Benachrichtigung per Email zugestellt.Button: Verfügbare Offerten (Auf die Anfrage eingereichte Offerten) werden durch Klick auf den: Button "Verfügbare Offerten" angezeigt:

Durch Klicken auf die Reihe auf der die Offerte gelistet wird, werden die Details der Offerte angezeigt. Die Offerte kann nun durch Klick auf "Offerte akzeptieren" akzeptiert werden. Soll nicht auf die Offerte eingegangen werden, kann sie einfach ignoriert werden. Eine explizite Funktion zur Ablehnung einer Offerte ist nicht verfügbar

Wird der Button "Offerte akzeptieren" geklickt, erscheint ein Dialog, in dem die Akzeptanz der Offerte bestätigt werden muss:

Es folgt ein Dialog zur finalen Bestätigung:

Der Abschluss diese Prozesses wird folgendermassen bestätigt:

Nun können die vom Treuhänder benötigten Daten exportiert und an ihn übermittelt und das weitere Vorgehen besprochen werden. In diesem Zusammenhang empfehlen wir folgenden FAQ Artikel, der den Export von Debitoren- und Kreditoren-Daten erklärt: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/213083885-All-in-one-Export-f%C3%BCr-Buchhaltung

 

 

 

 

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