smallinvoice support

Die Pingen Integration ist die ideale Ergänzung, um Dokumente wie Rechnungen, Offerten etc. aus smallinvioce direkt per eBill, physischer Post oder eigenem Mailserver (SMTP) versenden. Mehr über Pingen erfahren

Pingen Integration einrichten

Als Erstes muss über www.pingen.ch ein kostenloses Konto erstellt werden:

Wichtig: Bitte unbedingt Schweiz als Standard-Empfängerland auswählen, damit später auch eBill zur Verfügung steht:

Sobald das Konto bzw. die Organisation bei Pingen erstellt wurde, kann dieses in smallinvoice im Modul-Home via Konfiguration -> Integrationen -> Pingen verbunden werden:

Damit smallinvioce Dokumente über Pingen versenden kann, müssen im nächsten Schritt die Berechtigungen bestätigt werden:

Zurück in smallinvoice muss dann noch die gewünschte Organisation bei Pingen ausgewählt werden, über welche smallinvoice die Dokumente versenden soll:

In Pingen lassen sich grundsätzlich beliebig viele Organisationen erstellen. Diese Organisationen dienen in Pingen dazu, den Zugriff sowie die Verrechnung der jeweiligen Leistungen zu trennen. 

Sobald auf Speichern geklickt wurde, steht der Versand via Pingen in smallinvoice automatisch zur Verfügung

Dokument per Post versenden

Sobald die Pingen-Integration mit smallinvoice verbunden ist, können Dokumente direkt aus smallinvoice per Post versendet werden. Hierfür in der Detailansicht von einem Dokument auf Versenden klicken und Post auswählen:

Als Nächstes öffnet sich der Versanddialog, in welchem sich die gewünschte Versand- & Druckart auswählen und das Dokument per Post aufgeben lassen:

Detaillierte Informationen zur Verarbeitung vom Brief lassen sich anschliessend direkt über die WebApp von Pingen einsehen.

eBill einrichten

Bevor sich Rechnungen via eBill versenden lassen, muss in Pingen eBill eingerichtet werden. Hierfür in Pingen einloggen und via Organisation verwalten in die eBill-Einstellungen wechseln und dort auf eBill-Konto verbinden klicken:

Sofern ein neues eBill-Konto erstellt wird, muss als erstes die Firma mittels dem Eingabefeld gesucht werden. Seitens eBill werden zusätzlich noch das Firmenlogo, eine Emailadresse, eine Telefonnummer, die Branche(n)-Zugehörigkeit sowie die IBAN(s) der Bankkonten benötigt:

Wichtig: eBill kann nur für Rechnungen in CHF oder EUR verwendet werden. Bei Pingen müssen die IBAN von sämtlichen Bankkonten erfasst werden, welche für den Zahlungseingang von Rechnungen via eBill verwendet werden.

Sobald das eBill-Konto angefordert wurde, erhältst du einen Bestätigungscode per Post. Erst nach Eingabe dieses Codes in Pingen steht der Versand via eBill in smallinvoice zur Verfügung.

Rechnung per eBill versenden

Um Rechnungen per eBill versenden zu können, müssen die jeweiligen Rechnungsempfänger deine Firma erst für eBill aktivieren. Wer bereits alles deine Firma für eBill aktiviert hat, lässt sich in Pingen via Organisation verwalten unter eBill-Einstellungen einsehen:

In smallinvoice muss anschliessend im Modul-Kontakte via Verwaltung beim entsprechenden Kontakt die eBillAccountID erfasst werden. Die eBillAccountID kannst du aus Pingen herauslesen und im smallinvoice einfügen.

Sobald dies gemacht ist, können Rechnungen direkt aus smallinvoice per eBill an den jeweiligen Kontakt versendet werden. Hierfür in der Detailansicht von einem Dokument auf Versenden klicken und eBill auswählen:

Als Nächstes öffnet sich der Versanddialog, wo sich der Versand per eBill bestätigen lässt:

Detaillierte Informationen zur Verarbeitung der eBill lassen sich anschliessend direkt über die WebApp von Pingen einsehen.

Eigener Mailserver (SMTP) einrichten

Über die Pingen Integration ist es ebenfalls möglich, Dokumente aus smallinvoice direkt via seinem eigenen Mailserver (SMTP) zu versenden. So werden die Emails von smallinvoice nicht mehr von no-repply@smallinvoice.ch gesendet sondern direkt über den eigenen SMTP Server (bzw. den Google- oder Office365 Mailserver) unter der eigenen Emailadresse, also z.B. max.muster@musterag.ch

Zur Einrichtung vom eigenen Mailserver (SMTP) werden folgende Angaben benötigt:

SMTP Server: (z.B. smtp.office365.com oder smtp.gmail.com)
TCP-Port:  (in der Regel 587)
Verschlüsselung:  TLS 1.2 oder TLS 1.3
Benutzername/E-Mai & Kennwort: (bzw. App-Passwort bei Verwendung von Google oder Office365)

Wichtig: Vorerst muss der eigene Mailserver (SMTP) noch direkt von Pingen eingerichtet werden. Daher bitte bei Interesse an dieser Funktion eine E-Mail mit dem Stichwort "Eigener SMTP" an support@pingen.com senden. Das Team von Pingen wird sich anschliessend direkt um die Einrichtung kümmern.

Google als eigenen SMTP Verwenden

Soll der Versand via SMTP-Server von Google erfolgen (Serveradresse: smtp.gmail.com), ist es notwendig, dafür ein spezifisches Passwort, ein sogenanntes App-Passwort, im Google Account zu erstellen.

Ausführliche Informationen zur Erstellung eines App-Passworts findest du hier:

https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=de

Office 365 als eigenen SMTP Verwenden

Soll der Versand via SMTP Server von Office365 erfolgen (Serveradresse: smtp.office365.com), kann es je nach Sicherheitseinstellungen erforderlich sein, dass erst ein sogenanntes App-Passwort erstellt werden muss.

Hierfür muss erst bei Exchange Online SMTP AUTH aktiviert werden. Detaillierte Informationen findest du hier: https://learn.microsoft.com/de-ch/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

Sobald SMTP AUTH aktiviert ist, lässt sich ein App-Passwort wie folgt erstellen: https://support.microsoft.com/de-de/account-billing/erstellen-von-app-kennwörtern-für-ihr-geschäfts-schul-oder-unikonto-d8bc744a-ce3f-4d4d-89c9-eb38ab9d4137

Dokument per eigenem Mailserver (SMTP) versenden

Sobald der eigene Mailserver (SMTP) bei Pingen eingerichtet wurde, können Dokumente aus smallinvoice direkt über den eigenen Mailserver versendet werden. Hierfür in der Detailansicht von einem Dokument auf Versenden klicken und E-Mail auswählen:

Im Versanddialog musst du anschliessend sicherstellen, dass unter Absender "Via Pingen-Integration" ausgewählt ist (denn nur so werden die E-Mails über den eigenen Mailserver versendet) und anschliessend auf Per E-Mail versenden klicken:

Weiterführende Informationen zur Verarbeitung der Email lassen sich anschliessend direkt über die WebApp von Pingen bzw. auf der Administrationsoberfläche vom eigenen Mailserver einsehen.