smallinvoice support

Sofern kein eigener SMTP-Server verwendet wird, werden E-Mails von smallinvoice z.B. für Rechnungs- oder Offert-Versand via dem E-Mail-System von smallinvoice versendet. Obwohl dieses gemäss E-Mail-Best-Practices konfiguriert ist, können E-Mails bei Empfängern vereinzelt im Spam-Ordner landen oder werden direkt vom Emailserver des Empfängers abgelehnt.

Die Klassifizierung als «Spam» wird durch den Emailserver und den E-Mail-Client wie z.B. Outlook des Empfängers gesteuert und kann eine Vielzahl von Ursachen haben, auf welche smallinvoice keinen Einfluss hat. So haben z.B. E-Mail-Inhalte (Texte, Links, Bilder) einen grossen Einfluss auf die Klassifizierung als Spam. Wir empfehlen deshalb, beim Verfassen einer E-Mail auf folgende Punkte zu achten:

Sinnvolle und natürliche Texte

Es ist wichtig, möglichst natürliche und aussagekräftige Texte zu verwenden. Hierbei empfiehlt es sich z.B., die wichtigsten Angaben einer Rechnung direkt in der E-Mail aufzuführen.

Maximal 2-3 Links

Vielfach achten E-Mail-Systeme bei der Spam-Klassifizierung auf das Verhältnis von Text-Inhalt zu Anzahl Links. Entsprechend empfehlen wir, die Anzahl der Links in E-Mails auf 2-3 zu beschränken. So ist es vorteilhaft, speziell in der Signatur, Links möglichst nur auf die Emailadresse sowie die URL zu beschränken und nicht noch weitere Links zu Twitter, Instagram, LinkedIn oder gar Marketingaktionen in die Signatur aufzunehmen.

Test E-Mails versenden

Wir empfehlen jeweils, sich selbst ein paar Test-E-Mails zu senden, um zu prüfen ob die E-Mails wie gewünscht zugestellt werden. Sofern bei den Empfängern trotzdem teils E-Mails im Spam-Ordner landen oder nicht zugestellt werden, empfehlen wir die Empfänger zu bitten, die E-Mail-Adresse no-reply@smallinvoice.com auf die WhiteList in deren E-Mail-System zu setzen.

Gutes Beispiel einer Rechnungs-E-Mail:

Heikles Beispiel einer Rechnungs-E-Mail:

Textvorlagen verwenden:

Beim E-Mail-Versand über smallinvoice empfehlen wir, hierfür Textvorlagen für die E-Mails zu verwenden. Diese lassen sich direkt im Modul-Debitoren via Konfiguration -> Texte & Vorlagen -> E-Mail mit einem Klick auf Neu erstellen:

Hierbei können die Textvorlagen jeweils für verschiedene Elemente der Email (Betreff, Inhalt bzw. Signatur) wie auch für verschiedene Sprachen oder auch Stati erstellt werden.

Auch lassen sich direkt Werte aus verschiedenen Platzhaltern (wie z.B. dem Rechnungsbetrag oder das Fälligkeitsdatum) verwenden.

Beim E-Mail-Versand stehen diese Textvorlagen anschliessend direkt zur Verfügung. So lassen sich Rechnungen mit minimalem Aufwand mit sinnvollen Texten via smallinvoice versenden.

Beispiel für eine Textvorlage:

Verwendung Betreff:

Rechnung Nr. {RECHNUNGSNR}

Verwendung Text:

Sehr geehrte Damen und Herren

Vielen Dank für Ihren Auftrag. Gerne verrechnen wir unsere Leistungen wie folgt:

Datum: {DATUM}
Betrag: {RECHNUNGSBETRAG}
Zahlbar bis: {FAELLIG}

Im Anhang finden Sie die PDF-Rechnung mit der detaillierten Abrechnung und den Zahlungsanweisungen.

Verwendung Signatur:

Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter support@muster-firma.ch zur Verfügung.

Freundliche Grüsse

Muster-Firma GmbH
www.muster-firma.ch